I disse tider er det mange aksjeselskap (AS) som skal gjennomføre generalforsamlinger. Det er obligatorisk for et AS å holde ordinær generalforsamling innen 6 måneder innen utgangen av regnskapsåret – altså normalt innen utløpet av juni.

Mange virksomheter ønsker i år å begrense reise- og møteaktivitet. Hensynet til å hindre smittespredning påvirker de fleste. Det er da greit å være oppmerksom på at det er fullt mulig å holde generalforsamling på en «forenklet» måte. For eksempel kan ha telefonmøte, videokonferanse eller enda enklere ved å sirkulere dokumenter etc. elektronisk.

Noen vilkår og formaliteter må ivaretas, de viktigste er:

• Det må sikres at ingen aksjonær motsetter seg den forenklede behandlingen

Det er ikke krav om at aksjonærene konkret samtykker – kravet er at ingen aksjonær motsetter seg den forenklede behandlingen. Ved innkalling bør dette opplyses, samtidig som det i innkallingen bør redegjøres for hvordan en planlegger å gjennomføre generalforsamlingen, f.eks. som videomøte, telefonmøte eller ved at dokumenter sirkuleres på e-post etc.

Det må sikres at aksjonærene gis anledning til å motsette seg forenklet behandling. Innkallingen bør opplyse om at det er mulig å motsette seg forenklet behandling, det bør gis en frist for evt. tilbakemelding – og det bør opplyses at manglende tilbakemelding har den rettslige virkning at en ikke har benyttet sin rett til å motsette seg forenklet behandling.

• Alle aksjonærene må ha mulighet til å behandle de aktuelle sakene på en egnet måte

Det er ikke i regelverket konkret angitt hvordan en forenklet generalforsamling skal gjennomføres. Kravet er at aksjonærene må ha anledning til å behandle aktuelle saker på en «egnet» måte. Det kan variere etter hvilken sak det gjelder, men ofte vil et telefonmøte, en videokonferanse eller sirkulering av dokumenter være egnet.

• Også styreleder, styremedlemmer og revisor skal gis mulighet til å uttale seg

Vilkåret for forenklet behandling forutsetter bare at aksjonærene ikke motsetter seg denne behandlingsformen. Øvrige deltakere må derfor akseptere forenklet behandling, men skal gis mulighet til å uttale seg om den eller de sakene som er til behandling. Denne mulighet til å uttale må naturligvis også være «egnet» og hensiktsmessig. Normalt ivaretas dette ved at disse deltar på tilsvarende måte som aksjonærene.

• Det må føres protokoll

Protokollen må angi at det er anvendt forenklet behandling. Selve behandlingsmetoden (f. eks. skype-møte) bør angis. Protokollen må signeres og sendes alle aksjonærer.